System do zarządzania projektami – Z czym to się je

Żadna firma nie może dobrze funkcjonować bez zgranego zespołu, w którym każdy zna swoje miejsce, a także obowiązki dzięki użytkowaniu system do zarządzania projektami. Przykładowo w szeroko pojętej branży budowlanej dotyczy to zarówno firm projektujących wnętrza czy domy, jak i firm wykonujących te projekty, czyli budowlanych i wykończeniowych. Jednak dotyczy to każdej branży i gałęzi biznesu. W dzisiejszym artykule podpowiemy, jak zbudować idealny zespół do pracy.

System do zarządzania projektami – jasny podział obowiązków

Używanie systemów informatycznych do zarządzania projektami może wspomóc pracę każdej firmy. Szef może publikować kolejne zadania do wykonania, a także zlecać je określonej osobie bądź szefowi działu do wykonania. Dodatkowo może monitorować postępy w jego wykonaniu. System do zarządzania projektami umożliwia również wysyłanie powiadomień o kończących się projektach i tzw. deadline, do kiedy muszą zostać ukończone.

System do zarządzania projektami -Sprawniejsze funkcjonowanie biur i poszczególnych filii

Kiedy firma jest duża i posiada kilka mniejszych filii, konieczna jest koordynacja pracy w poszczególnych jednostkach. Pozwala na to system do zarządzania projektami. Dzięki niemu szef nie musi się bezpośrednio spotykać ze swoimi podwładnymi i na bieżąco ma wgląd w postępy poszczególnych prac. Dodatkowo za pośrednictwem systemu również pracownicy mogą dodawać zadania do wykonania, np. związane z uzupełnieniem stanów magazynowych. Może to dotyczyć prozaicznych, ale ważnych spraw jak np. zakup nowej drukarki bądź naprawa starej. O wszystkich problemach nie trzeba informować telefonicznie lub mailowo, a komunikacja jest sprawna i szybka. Oczywiście, taki system może służyć również do zawiadomienia pracowników o spotkaniu roboczym w związku z wykonywanym aktualnie projektem. Można wysłać zbiorową wiadomość do wszystkich lub opublikować to jako kolejne zadanie. To znacznie lepsze niż tzw. poczta pantoflowa. Do tego system może wysyłać również alerty dźwiękowe przypominające do pracowników, przez co na pewno nie przeoczą wiadomości od szefa.

System do zarządzania projektami – Lepsza komunikacja wewnątrz działu w firmie

Oczywiście, budowa odpowiedniego zespołu w określonym dziale wymaga czasu. Konieczne jest poznanie mocnych i słabych stron poszczególnych pracowników nie tylko na podstawie ich kompetencji na piśmie, ale również tego, jak sprawdzają się w praktycznych zadaniach. Tu nieodzowny jest również system do zarządzania projektami. Dzięki niemu można monitorować ile projektów jest przydzielonych do danego pracownika. Przez to nie jest on nadmiernie przeciążony pracą lub w razie potrzeby można przekierować projekt na kogoś, kto ma akurat mniej pracy. Można ustalać również koordynatora projektu, który czuwa nad jego wykonaniem przez mniej doświadczonych pracowników i służy im radą i wsparciem. Wszelkie problemy można zgłaszać bezpośrednio. Dzięki systemowi do zarządzania projektami mogą być rozwiązane najszybciej jak tylko się da.

Zdrowa konkurencja

System do zarządzania projektami pozwala również na tworzenie raportów dotyczących wykonywanej pracy. Dzięki temu można poznać również efektywność poszczególnych pracowników i lepiej rozdzielać zadania w przyszłości. Dla tych którzy osiągają najlepsze wyniki mogą być przewidziane nagrody, co tworzy zdrową atmosferę rywalizacji. Jednocześnie pracownicy mogą być rozliczani nie tylko z tego jak wykonują własne zadania, ale czy są w stanie pomóc tym, którzy mają mniejsze doświadczenie i trudności. Takie podejście raportowe pozwala wyeliminować niezdrową konkurencję i nieżyczliwość wśród pracowników. Wspierający się i zgrany zespół to klucz do sukcesu każdej firmy. Zatem warto mądrze korzystać z systemu do zarządzania projektami.